Відповідно до графіку особистого прийому громадян керівництвом Держархіву та Порядку організації і проведення особистого прийому громадян директором, заступником директора, заступниками директора – начальниками відділів Державного архіву Одеської області за 10 місяців 2025 року проведено 10 особистих прийомів директором Держархіву, 10 – заступником директора,
3 – заступником директора – начальником відділу науково-довідкового апарату, публікації та зовнішніх зв’язків, 2 – в.о. заступника директора – начальника відділу організації, координації архівної справи, інформатизації та оцифрування документів. Відвідали ці прийоми лише 5 осіб.

Поряд із цим, у зв’язку зі значним попитом на послуги, які надаються Держархівом з питань виявлення інформації в архівних документах, проводиться особистий прийом громадян спеціалістами Держархіву для надання консультацій та допомоги у поданні запитів на витребування архівної інформації (таких прийомів проведено 125, на них побувало близько 1000 осіб).

Крім цього, щоденно працюють телефонні лінії для звернень громадян з різних питань діяльності Держархіву, інформація про що розміщена на офіційному сайті та інформаційних стендах. За 10 місяців поточного року на ці телефони надійшло близько 8000 дзвінків.

На офіційному сайті Держархіву опубліковані роз’яснення про порядок подання звернень громадян, розміщено форму для звернення (https://archive.od.gov.ua/main/zvorotnyj-zvyazok/elektronne-zvernennya-gromadyan/).

Кількість  звернень, що надійшли безпосередньо до Держархіву протягом 2025 року складає – 34. Крім цього протягом року отримано та розглянуто 22 звернення, що надійшли від вищих органів, зокрема обласної державної адміністрації та Державної архівної служби України.  

Всі звернення розглянуті у встановлені законодавством терміни, надано відповіді по суті поставлених питань. Однак, у більшості випадків такі звернення стосувались отримання інформації з архівних документів, що зберігаються Держархівом. У таких випадках заявникам надавались роз’яснення стосовно порядку отримання архівної інформації, у відповідності до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Правил роботи архівних установ України.