Важливою суспільною функцією архівних установ є створення доступу до інформації архівного фонду. Правовий доступ як право на одержання інформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують Закони України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про інформацію», «Правила роботи архівних установ України».

Архів – установа, що забезпечує формування Національного архівного фонду, приймання, облік, зберігання архівних документів НАФ та їх використання.

Архівний фонд – комплекс документів, що відклався в процесі життєдіяльності юридичної особи (установи, організації, підприємства) чи фізичної особи (людини, сім’ї) і надійшов на зберігання до архівної установи. Назва фонду відповідає назві юридичної особи та ПІБ приватної особи.

Довідковий апарат – система архівних довідників архіву. Одночасно може бути допоміжним елементом будь-якого архівного довідника.

Опис справ – перелік заголовків справ у межах фонду, систематизований у хронологічній послідовності та за структурою установи.

Справа (одиниця зберігання) – комплекс архівних документів, об’єднаний за тематичним принципом. В межах справи документи систематизовані за хронологією.

Путівник – основний довідник архіву, призначений для загального ознайомлення зі складом архівних фондів та їх змістом. Основна частина путівника – це описові статті на фонди.

Огляди фондів – систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з їх джерелознавчим аналізом, призначені для інформування зацікавлених фізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з метою їх активного використання.

Каталог Державного архіву Одеської області почав створюватися з початку 1960-х років. Чимала заслуга у його започаткуванні належить  одеському історику, професору Анатолію Діомидовичу Бачинському, який починав свою трудову діяльність у Держархіві.

Каталогізація здійснювалася як по описах фондів, так і по архівних справах (з поаркушним переглядом). Каталог є унікальним інформаційним комплексом, який дозволяє максимально швидко віднайти відомості за темою, яка міститься у різних фондах, описах, справах.

Основною одиницею обліку каталогу є каталожна картка, в якій зазначена така інформація: дата документа; місце події (географічна назва); зміст (тема) документа (або ім’я особи, що зазначена у документі); посилання на документ – номер фонду, опису, справи, аркушу(ів) у справі; дата складання картки та її автор; індекс, що дає інформацію про те, у якому розділі (підрозділі) каталогу вона розміщена.

Каталог Держархіву наличує понад 1,5 мільйони карток та поділяється на:

предметно-систематичний, іменний, географічний.

Предметно-систематичний каталог дає користувачу уявлення про те, за якими темами можливо віднайти інформацію. Картки систематизовано за предметно-тематичним і хронологічним принципами. Всередині кожного розділу (підрозділу) – систематизація за хронологією подій. Орієнтиром для пошуку документів за певною темою є «Схеми класифікації каталогу», в якій зазначені назви тематичних розділів (підрозділів) та їх індекси.

Іменний каталог містить інформацію про конкретних осіб. Картки розміщено за алфавітним порядком прізвищ.

Географічний каталог містить інформацію про населені пункти, адміністративно-територіальні одиниці, губернії, області, повіти, райони, округи. Картки розміщено за алфавітним порядком назв адміністративно-територіальних одиниць.

 Послідовність роботи в каталозі:

– ознайомлення в читальному залі зі «Схемою класифікації каталогу», визначення необхідного тематичного розділу, підрозділів та їх індексів;

– визначення за покажчиком номера ящика відповідно до індексу;

– робота з картками у каталозі;– оформлення замовлення на видачу справ.

У Держархіві наявна значна кількість тематичних картотек, які зберігаються у структурних підрозділах (відділах) Держархіву. Картотеки створюються для оптимізації роботи співробітників, оновлюються та доповнюються на постійній основі.

Опис справ (архівний опис) є фондовим довідником, який орієнтує дослідника щодо кількості та назв справ у межах окремого фонду. Саме по опису користувач виявляє необхідні справи за темою свого дослідження та оформлює Замовлення на видачу справ.

Найбільш повну інформацію про описи фондів користувач може знайти в Реєстрах фондів, в яких розміщуються перелік фондів за порядком номерів, а у межах кожного фонду подається детальна інформація про описи – їх кількість, номери, склад документів.

Реєстр фондів Державного архіву Одеської області. Дорадянський період. / Авт. упор. Алєксєєва-Вітте В.Ю. // Праці Державного архіву Одеської області. – Т. XXIII. – Одеса, 2008. – 296 с.

Дані про описи фондів районних і міських архівів опубліковані у довідниках:

Фонди міських, районних та трудових архівів Одеської області. 1944 – 2009. Частина 1. Міста / ред. Л.Г.Білоусова, Кол. Упор. // Праці Державного архіву Одеської області. – Т. XXVIII. – Одеса: Прес-кур’єр, 2010. – 236 с.

Фонди міських, районних та трудових архівів Одеської області. 1944 – 2009. Частина 2. Райони / Ред. Л.Г.Білоусова, Кол. Упор. // Праці Державного архіву Одеської області. – Т. XXVIII. – Одеса: Прес-кур’єр, 2010. – 456 с.

Робота з описами має свою специфіку. Є фонди, які мають один опис, в якому заголовки справ розміщено у хронологічній послідовності по роках. Але великі за обсягом справ фонди можуть мати кілька сотень описів, які укладалися не тільки за хронологією, а й відповідно до складної структури установи (наприклад, ф. 4 «Одеська міська дума» – понад 29 тис. справ, описи №№ 1- 121 та ін.).

Електронні версії науково-довідкових видань розміщено на веб-сайті Держархіву у розділі публікації, описи – у відповідних рубриках розділу електронний архів.

Стандартний опис включає такі дані по горизонталі:

– номер заголовка справи за порядком, який одночасно є номером справи;

– заголовок справи;

– хронологічні межі документів у справі (дати початку і закінчення справи);

– кількість аркушів у справі.

Заголовки справ систематизуються у хронологічній послідовності по роках.

Опис починається передмовою (як правило, з відомостями щодо структури опису) і завершується вірчим надписом, в якому зазначається кількість справ в описі, кількість справ у наявності, кількість літерних номерів. На такі записи досліднику особливо важливо звертати увагу при заповненні замовлення на видачу справ, оскільки в них зазначені важливі відомості – номери відсутніх справ (як правило, втрачених у роки Другої світової війни); номери справ, переданих в інші фонди; номери справ, які є у наявності (у випадку, коли більшість справ, зазначених в описі, втрачені і відсутні).

В деяких описах давніх актів є подвійна нумерація справ (не одна, а дві колонки). В таких випадках при замовленні справ зазначається номер у тій колонці, де номери йдуть за порядком зростання, без пропусків, в той час як друга колонка містить старі діловодні номери справ, які проставлялися архівістом установи до експертизи цінності і надходження на державне зберігання, а тому мають пропуски номерів.

Описи давніх актів мають ще одну специфіку: нумерація справ може починатися за кожний рік з номера 1 (наприклад, в описі № 1 фонду Одеської міської думи (ф. 4) за 1796-1925 рр. є 29 справ під № 1 – по одному за кожний рік, те ж зустрічається в описах Рішельєвського ліцею (ф. 44)). В таких випадках в замовленні на видачу справ необхідно обов‘язково зазначати не тільки номер опису, але й рік справи.

По деяких фондах Держархівом підготовлені і опубліковані анотовані описи справ (9 видань), які є надзвичайно корисними для користувачів, оскільки містять детальне описання кожної справи та покажчики (іменні, тематичні, географічні). Найбільшим попитом такі довідкові видання користуються у генеалогів та у тих, хто досліджує історії своїх родин самостійно, зокрема, у іноземних користувачів.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. (Fjnf 6).1799-1876:

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 1. – Annotated Inventory of files for 1799-1818 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 1998. – 364 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 2. – Annotated Inventory of files for 1819-1826 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 1999. – 242 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 3. – Annotated Inventory of files for 1827-1833 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 2000. – 304 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 4. – Annotated Inventory of files for 1834-1876 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О. V. Коnovalova. – Оdessa, 2001. – 312 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 5. – The Annotated Inventory of files for 1836-1839 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 2002. – 360 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 6. – The Annotated Inventory of files for 1840-1841 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 2005. – 360 p.

Odessa Office for Foreign Settlers. 1805-1806, 1814-1833. The Annotated Inventory of the Fund / Comp. V.Y.Alekseeva. – Odessa, 2003. – 432 p. 

Fund 252: Оdessa Office for Foreign Settlers in Southern Russia (1806, 1807, 1814-1834, 1843, 1850) / Prepared by L.Belousova, V.Buga. – Fargo, North Dakota (USA): Germans from Russia Heritage Collection North Dakota State University Libraries, 2001 – 163 p. 

Fund 53: Grossliebental (Mariinsky) Volost Office. 1815, 1850, 1852-1920 / Рrepared by L.Belousova, V.Buga. – Fargo, North Dakota (USA): Germans from Russia Heritage Collection North Dakota State University Libraries, 2002 – 178 p.

Справа фонду – це комплекс документів, що відображає всі етапи роботи з фондом від початку його надходження на державне зберігання. Вона включає такі документи:

– історична довідка на фондоутворювача з відомостями про реорганізації, перейменування, підпорядкованість установи; біографія особи (на фонд особового походження);

– акти приймання фонду на державне зберігання;

– відомості про науково-технічне опрацювання фонду – укладання описів, акти звіряння наявності і стану справ, акти розшуку втрачених справ, відомості про знайдені справи, виписки з протоколів ЕПК про перейменування фонду, удосконалення або переробку описів та ін.

Наглядові справи – це комплекс документів, що відображає всі етапи роботи архіву з установами – джерелами формування Національного архівного фонду. Вона включає такі документи:

– історична довідка про установу (найменування, реорганізації, підпорядкування);

– паспорт архіву установи;

– номенклатура справ установи;

– інструкція з діловодства;

– положення про експертну комісію;

– положення про архівний підрозділ установи;

– акти перевірок стану діловодства і архіву установи працівниками Державного архіву Одеської області (кураторами);

– описи справ постійного зберігання архіву установи;

– листування установи з держархівом та ін.

Публікації Державного архіву Одеської області мають за мету показати унікальність і багатство Національного архівного фонду України та надати користувачеві важливу інформацію щодо окремих тем, фондів, документів. Держархівом видано близько сотні видань, які є різноманітними за видами і тематикою.  Основним напрямками видавничої роботи архіву є підготовка таких видів публікацій:

– спеціальні довідники: путівники, реєстри фондів, анотовані описи фондів, фондових покажчиків;

– тематичні видання (основні теми – історія національних громад, політичні репресії, локальні історичні дослідження – історія населених пунктів, районів та ін.);

– біографічні і генеалогічні дослідження;

– періодичні видання – «Архіви Одещини»;

– наукові статті у фахових журналах;

– науково-популярні статті у газетах.