Ці Методичні рекомендації розроблені на підставі Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Правил роботи архівних установ України», чинної нормативно-правової бази та досвіду роботи Державного архіву Одеської області у створенні науково-довідкового апарату. Методичні рекомендації інформують користувачів про види науково-довідкового апарату у Державному архіві Одеської області, його особливості та порядок користування ними з метою орієнтації у масивах документів та скорочення шляху до пошуку необхідної інформації.

Науково-довідковий апарат архіву є ключем до інформації, кінцевою метою пошуку якої є необхідний користувачеві документ або комплекс документів за певною тематикою. Це різні види довідників, такі як: путівники, описи справ, каталоги, картотеки (тематичні й облікові), покажчики, огляди фондів, бази даних, номенклатури справ, справи фондів, наглядові справи, також видання архіву та інформація, розміщена на веб-сайтах.

Архів – установа, що забезпечує формування Національного архівного фонду, приймання, облік, зберігання архівних документів НАФ та їх використання.

Архівний фонд – це комплекс документів, що відклався у процесі життєдіяльності юридичної особи (установи, організації, підприємства) чи фізичної особи (людини, сім‘ї) і надійшов на зберігання до архівної установи. Назва фонду відповідає назві юридичної особи (ПІБ приватної особи).

Опис справ – це перелік заголовків справ у межах фонду, систематизований у хронологічній послідовності та за структурою установи.

Справа (одиниця зберігання) – комплекс архівних документів, об‘єднаний за тематичним принципом. В межах справи документи систематизовані за хронологією.

Путівники

Путівник є основним довідником архіву, призначеним для загального ознайомлення зі складом архівних фондів та їх змістом. Основна частина путівника – це описові статті на фонди.

Описова стаття містить такі дані:

– назва фонду

– номер фонду, кількість справ у фонді (одиниць зберігання), хронологічні межі (крайні дати) документації;

– історична довідка на фондоутворювача (установу чи особу)

– характеристика складу документів.

Описові статті систематизовані відповідно до структури путівника.

Важливо для користувача спочатку ознайомитися зі структурою (змістом) путівника, вибрати необхідні розділи і далі звернутися до описових статей на конкретні фонди. Необхідно звернути увагу на додатки, які містять інформацію про не анотовані фонди, передані до інших архівів фонди, відомості про адміністративно-територіальний поділ Одещини, а також предметно-тематичний, географічний та іменний покажчики, відомості про бібліотечний фонд архіву тощо. Докладніше дізнатись про видання Держархіву, завантажити та переглянути їх електронні версії можна у відповідному розділі веб-сайту – публікації та видання.

Огляди фондів – є результатом науково-дослідницької роботи працівників архіву, які допомагають користувачам, особливо початківцям, орієнтуватися у конкретній темі дослідження. Огляди фондів укладалися з урахуванням потреб дослідників, зокрема, іноземних, по найбільш запитуваних темах.

Електронні бази даних створювалися у Державному архіві Одеської області з 1996 р., тематика і порядок їх користуванням визначені окремими методичними рекомендаціями.

Каталог Державного архіву Одеської області створювався з початку 1960-х років і продовжує поповнюватися по теперішній час. Велика заслуга у його започаткуванні належить відомому одеському історику, професору Анатолію Діомидовичу Бачинському, який починав свою трудову діяльність у Держархіві Одеської області і приклав немало зусиль для створення і забезпечення діяльності каталогу. Протягом більш ніж 50-ти років каталог поповнювався і наповнюється новими даними працівниками архіву і студентами-практикантами.

Каталогізація здійснювалася як по описах фондів, так і по архівних справах (з поаркушним їх переглядом), таким чином є унікальним інформаційним комплексом, який дозволяє максимально швидко віднайти відомості за даною темою, яка міститься у різних фондах, описах, справах.

Однак, специфікою каталогу є те, що робота здійснювалася різними за рівнем фахової підготовки людьми і є результатом суб’єктивного відбору інформації, отже, не може претендувати на цілковиту повноту даних. Також треба врахувати, що певні актуальні сьогодні теми взагалі залишилися поза увагою укладачів через ідеологічні мотиви та вимоги того часу (наприклад, політичні репресії, генеалогія, історія купецтва і дворянства, історія релігійних установ тощо). Отже, досліднику рекомендується також звертатися до описів фондів та здійснювати відбір інформації самостійно відповідно до свого бачення теми.

Основною одиницею обліку каталогу є каталожна картка, в якій зазначена така інформація: дата документа; місце події (географічна назва); зміст (тема) документа (або ім’я особи, що зазначена у документі); посилання на документ – номери фонду, опису, справи, аркушу(ів) у справі; дата складання картки та її автор; індекс, що дає інформацію про те, у якому розділі (підрозділі) каталогу вона розміщена.

Станом на 2019 рік каталог Держархіву наличує понад 1,5 мільйони карток; картотеки знаходяться в окремих приміщеннях у кожному з двох корпусів архіву.

 Каталог Одеського архіву є 3-х видів:

– Предметно-систематичний

– Іменний

– Географічний

Предметно-систематичний каталогдає користувачу уявлення про те, за якими темами можливо віднайти інформацію. Картки систематизовано по предметно-тематичному і хронологічному принципам. Всередині кожного розділу (підрозділу) – систематизація за хронологією подій. Предметно-тематичний каталог розділено на періоди: дорадянський та радянський. Картки розміщено у каталожних ящиках, які пронумеровані (окремо по радянському і дорадянському періодах). Орієнтиром при пошуку документів за певною темою є дані Схеми класифікації каталогу (є окремі журнали по дорадянському і радянському періодах), в якій зазначені назви тематичних розділів (підрозділів) та їх індекси. Користувачеві рекомендується фіксувати ці дані, які можуть стати у нагоді при повторному зверненні до архіву.

Іменний каталог містить інформацію про конкретних осіб. Картки розміщено за алфавітним порядком прізвищ.

Географічний каталог містить інформацію про населені пункти, адміністративно-територіальні одиниці, губернії, області, повіти, райони, округи та ін. Картки розміщено за алфавітним порядком назв адміністративно-територіальних одиниць. Для користування географічним каталогом важливо знати: назву одиниці та її адміністративно-територіальну підпорядкованість на даний історичний період, результати численних адміністративно територіальних реформ радянського часу тощо – перейменування, перепідпорядкування, створення нових районів та ін. (інформацію рекомендується віднайти до візиту в архів в опублікованих довідниках, у бібліотеках, мережі Інтернет та ін.).

Корисна інформація про адміністративно-територіальні зміни на території Одещини міститься в довіднику «Путівник Державного архіву Одеської області» (Одеса, 1961) та у картотеці каталогу «Адміністративно-територіальні зміни».

Порядок користування каталогом.

Каталог підпорядковується відділу Науково-довідкового апарату. Консультація щодо складу і порядку користування каталогом надається у читальному залі архіву після оформлення користувача і його допуску до роботи з архівними документами.

 Послідовність роботи у каталозі:

– ознайомлення у читальному залі зі Схемою класифікації каталогу, визначення необхідного тематичного розділу і підрозділів та їх індексів;

– визначення за покажчиком номера ящика відповідно до індексу;

– робота з картками у каталозі;

– оформлення замовлення на видачу справ і передача його завідуючому читальним залом.

Під час роботи з каталогом користувачеві рекомендується фіксувати дані журналу і карток, щоб уникати повторного звернення до вже опрацьованих матеріалів. Також слід врахувати, що в окремих випадках дані карток, а саме номери фондів, описів, справ або аркушів, можуть не відповідають дійсності через те, що в результаті науково-технічного опрацювання фондів і встановлення фондової приналежності справи були фактично перенесені в інші фонди (описи) уже після укладання каталожної картки. В таких випадках необхідно звертатися до описів фондів і оформити замовлення на видачу справи повторно.

Крім каталогу, у Держархіві є значна кількість картотек (тематичних та облікових), які знаходяться у структурних підрозділах (відділах) Держархіву, оскільки вони розробляються і доповнюються постійно. Частина з них відкрита для дослідників, частина – для службового користування або за запитом користувача.

Досліднику читального залу варто ознайомитися з картотекою фондів Державного архіву Одеської області дорадянського і радянського періодів, яка містить інформацію на всі фонди архіву і знаходиться у читальному залі № 1 (головний корпус). На кожний фонд складено окрему картку, в який зазначені номер фонду, назва фонду, хронологічні межі (дати). Картки систематизовано за алфавітним порядком назв установ (наприклад, «Архіви», «Банки», «Відділи» «Контори», та ін.).

Така ж картотека зберігається у відділі зберігання та обліку документів у корпусі № 2 по вул. Пироговській, 29 (для користування працівників архіву).

Опис справ (архівний опис) є фондовим довідником, який орієнтує дослідника щодо кількості та назв справ у межах окремого фонду. Саме по опису користувач виявляє необхідні справи за темою свого дослідження та оформлює Замовлення на видачу справ.

Найбільш повну інформацію про описи фондів користувач може знайти в Реєстрах фондів, в яких розміщуються перелік фондів за порядком номерів, а у межах кожного фонду подається детальна інформація про описи – їх кількість, номери, склад документів.

Реєстр фондів Державного архіву Одеської області. Дорадянський період. / Авт. упор. Алєксєєва-Вітте В.Ю. // Праці Державного архіву Одеської області. – Т. XXIII. – Одеса, 2008. – 296 с.

Дані про описи фондів районних і міських архівів опубліковані у довідниках:

Фонди міських, районних та трудових архівів Одеської області. 1944 – 2009. Частина 1. Міста / ред. Л.Г.Білоусова, Кол. Упор. // Праці Державного архіву Одеської області. – Т. XXVIII. – Одеса: Прес-кур’єр, 2010. – 236 с.

Фонди міських, районних та трудових архівів Одеської області. 1944 – 2009. Частина 2. Райони / Ред. Л.Г.Білоусова, Кол. Упор. // Праці Державного архіву Одеської області. – Т. XXVIII. – Одеса: Прес-кур’єр, 2010. – 456 с.

Робота з описами має свою специфіку. Є фонди, які мають один опис, в якому заголовки справ розміщено у хронологічній послідовності по роках. Але великі за обсягом справ фонди можуть мати кілька сотень описів, які укладалися не тільки за хронологією, а й відповідно до складної структури установи (наприклад, ф. 1 «Канцелярія новоросійського і бессарабського генерал-губернатора» – понад 29 тис. справ, описи №№ 1 – 252; ф. 4 «Одеська міська дума» – понад 29 тис. справ, описи №№ 1- 121 та ін.).

Електронні версії науково-довідкових видань розміщено на веб-сайті Держархіву у розділі публікації, описи – у відповідних рубриках розділу електронний архів.

Стандартний опис включає такі дані по горизонталі:

– номер заголовка справи за порядком, який одночасно є номером справи;

– заголовок справи;

– хронологічні межі документів у справі (дати початку і закінчення справи);

– кількість аркушів у справі.

Заголовки справ систематизуються у хронологічній послідовності по роках.

Опис починається передмовою (як правило, з відомостями щодо структури опису) і завершується вірчим надписом, в якому зазначається кількість справ в описі, кількість справ у наявності, кількість літерних номерів. На такі записи досліднику особливо важливо звертати увагу при заповненні замовлення на видачу справ, оскільки в них зазначені важливі відомості – номери відсутніх справ (як правило, втрачених у роки Великої вітчизняної війни); номери справ, переданих в інші фонди; номери справ, які є у наявності (у випадку, коли більшість справ, зазначених в описі, втрачені і відсутні).

В деяких описах дореволюційного періоду є подвійна нумерація справ (не одна, а дві колонки). В таких випадках при замовленні справ зазначається номер у тій колонці, де номери йдуть за порядком зростання, без пропусків, в той час як друга колонка містить старі діловодні номери справ, які проставлялися архівістом установи до експертизи цінності і надходження на державне зберігання, а тому мають пропуски номерів.

Описи дореволюційного періоду мають ще одну специфіку: нумерація справ може починатися за кожний рік з номера 1 (наприклад, в описі № 1 фонду Одеської міської думи (ф. 4) за 1796-1925 рр. є 29 справ під № 1 – по одному за кожний рік, те ж зустрічається в описах Рішельєвського ліцею (ф. 44), Новоросійського і бессарабського генерал-губернатора (ф.1)). В таких випадках в замовленні на видачу справ необхідно обов‘язково зазначати не тільки номер опису, але й рік справи.

По деяких фондах Держархівом підготовлені і опубліковані анотовані описи справ (9 видань), які є надзвичайно корисними для користувачів, оскільки містять детальне описання кожної справи та покажчики (іменні, тематичні, географічні). Найбільшим попитом такі довідкові видання користуються у генеалогів та у тих, хто досліджує історії своїх родин самостійно, зокрема, у іноземних користувачів.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. (Fjnf 6).1799-1876:

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 1. – Annotated Inventory of files for 1799-1818 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 1998. – 364 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 2. – Annotated Inventory of files for 1819-1826 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 1999. – 242 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 3. – Annotated Inventory of files for 1827-1833 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 2000. – 304 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 4. – Annotated Inventory of files for 1834-1876 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О. V. Коnovalova. – Оdessa, 2001. – 312 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 5. – The Annotated Inventory of files for 1836-1839 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 2002. – 360 p.

Guardian Committee for Foreign Settlers in Southern Russia. 1799-1876. – Vol. 6. – The Annotated Inventory of files for 1840-1841 / Соmp. by: О.V.Коnovalova, О.M.Naboka, V.F.Оnoprienko, E.G.Plesskaya; еd. by О.V.Коnovalova. – Оdessa, 2005. – 360 p.

Odessa Office for Foreign Settlers. 1805-1806, 1814-1833. The Annotated Inventory of the Fund / Comp. V.Y.Alekseeva. – Odessa, 2003. – 432 p. 

Fund 252: Оdessa Office for Foreign Settlers in Southern Russia (1806, 1807, 1814-1834, 1843, 1850) / Prepared by L.Belousova, V.Buga. – Fargo, North Dakota (USA): Germans from Russia Heritage Collection North Dakota State University Libraries, 2001 – 163 p. 

Fund 53: Grossliebental (Mariinsky) Volost Office. 1815, 1850, 1852-1920 / Рrepared by L.Belousova, V.Buga. – Fargo, North Dakota (USA): Germans from Russia Heritage Collection North Dakota State University Libraries, 2002 – 178 p.

Справа фонду – це комплекс документів, що відображає всі етапи роботи з фондом від початку його надходження на державне зберігання. Вона включає такі документи:

– історична довідка на фондоутворювача з відомостями про реорганізації, перейменування, підпорядкованість установи; біографія особи (на фонд особового походження);

– акти приймання фонду на державне зберігання;

– відомості про науково-технічне опрацювання фонду – укладання описів, акти звіряння наявності і стану справ, акти розшуку втрачених справ, відомості про знайдені справи, виписки з протоколів ЕПК про перейменування фонду, удосконалення або переробку описів та ін.

Справи фондів зберігаються у відділі зберігання та обліку документів у корпусі № 2 по вул. Пироговській, 29 (для користування працівників архіву).

Наглядові справи – це комплекс документів, що відображає всі етапи роботи архіву з установами – джерелами формування Національного архівного фонду. Вона включає такі документи:

– історична довідка про установу (найменування, реорганізації, підпорядкування);

– паспорт архіву установи;

– номенклатура справ установи;

– інструкція з діловодства;

– положення про експертну комісію;

– положення про архівний підрозділ установи;

– акти перевірок стану діловодства і архіву установи працівниками Державного архіву Одеської області (кураторами);

– описи справ постійного зберігання архіву установи;

– листування установи з держархівом та ін.

Публікації Державного архіву Одеської області мають за мету показати унікальність і багатство Національного архівного фонду України та надати користувачеві важливу інформацію щодо окремих тем, фондів, документів. Протягом 1961-2018 рр. архівом видано 87 видань, які є різноманітними за видами і тематикою.  Основним напрямками видавничої роботи архіву є підготовка таких видів публікацій:

– спеціальні довідники: путівники, реєстри фондів, анотовані описи фондів, фондових покажчиків;

– тематичні видання (основні теми – історія національних громад, політичні репресії, локальні історичні дослідження – історія населених пунктів, районів та ін.);

– публікація баз даних;

– біографічні і генеалогічні дослідження;

– періодичні видання – «Одеські архіви. Інформаційний бюлетень»;

– наукові статті у фахових журналах;

– науково-популярні статті у газетах.