Відповідно до наказу директора Державного архіву Одеської області від 14 жовтня 2025 року № 72 у період з 27 жовтня по 26 листопада 2025 року проводився моніторинг якості надання архівних послуг (сервісів) у 2025 році (далі – Моніторинг).
Проведення такого моніторингу відповідає завданню 8 Стратегії захисту документальної спадщини як запоруки збереження національної ідентичності та державності на період до 2027 року, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 грудня 2024 року № 1349-р. Відповідно до пункту 4 рішення колегії Державної архівної служби України (наказ Укрдержархіву від 14 серпня 2024 року № 140-НОД) державні архіви щороку організовують оцінювання якості надання архівних послуг
Моніторинг проводився шляхом опитування користувачів архівних послуг (сервісів), за допомогою соціальних мереж, офіційного сайту Держархіву, а також шляхом надання посилань на відповідні анкети для заповнення на електронні адреси користувачів архівних послуг (сервісів).
Проведене опитування дозволило окреслити реальний досвід та очікування користувачів. Більшість респондентів позитивно оцінили рівень повноти отриманих відповідей, дотримання строків виконання послуг та професіоналізм співробітників. Зокрема, оцінка послуг, що надає Держархів становить 4,5 бали з 5. Найбільш частіше до архіву звертались за послугами надання архівних довідок (40% респондентів) та виготовлення копій архівних документів (50% респондентів). Культура спілкування та ставлення до користувачів з боку співробітників архіву оцінена респондентами у 4,5 бали з 5.
Щодо роботи цифрових сервісів архіву: користувачі висловили вдячність за якість оцифрованих документів та зрозумілість інформації на вебсайті (82% респондентів). Якість зображень оцифрованих документів оцінена у 4,3 бали з 5. Разом із тим прозвучали й зауваження щодо потреби в подальшому розширенні онлайн-доступу до документів та вдосконаленні процесу виготовлення копій архівних справ.
Зокрема, висловлюване прохання розміщати оцифровані зображення у форматі pdf. Оновити описи справ, розміщенні в електронному архіві. Розмістити на сайті скановані копії алфавітів до метричних книг та книг записів актів ДРАЦС тощо.
В цілому, результати моніторингу стали реальним підґрунтям для планування подальших заходів із покращення обслуговування користувачів, удосконалення електронних сервісів, розбудови цифрового архіву та підвищення якості комунікації з громадою.
Результати опитування щодо оцінювання послуг Держархіву:
Результати опитування щодо оцінювання веб-ресурсів Держархіву:
