Державний архів Одеської області РОЗ’ЯСНЮЄ порядок звернення до архіву для отримання архівної інформації:
Зверніть увагу: Архів не володіє відомостями про осіб (їх народження та шлюби, їх місце проживання та навчання/роботу, отримання квартир, оформлення будинків тощо) за їх прізвищами або адресами, а лише зберігає документи різних державних установ, наприклад відділів реєстрації актів цивільного стану – книги реєстрації актів цивільного стану (після закінчення 75-ти річного терміну їх зберігання у відповідних відділах державної реєстрації актів цивільного стану), окремих підприємств та установ з кадрових питань, рішення (розпорядження) державних органів тощо.
Перш ніж подати заяву до Архіву варто ознайомитись із переліком наявних фондів у розділі «Електронний архів» (посилання https://cutt.ly/yYQ5V3W).
ДЛЯ ОТРИМАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ та уникнення непорозумінь при виконанні поданих запитів НЕОБХІДНО ОФОРМИТИ ЗАЯВУ на ім’я директора архіву, у якій зазначити дані про заявника, бажану форму відповіді (архівна довідка, копія, тематичний перелік тощо, в залежності від мети та суті запиту), осіб щодо яких складений запит, про час та місце події, або про конкретну інформацію, яка цікавить. Якщо мова про документ, то обов’язково потрібно вказати автора документа (ким видане рішення, розпорядження тощо), рік його видання та номер. У заяві важливо заповнити уважно всі поля (крім «додаткових відомостей»). Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти і точності вказаних у заяві вихідних даних.
Зразки написання заяв можна знайти тут: (https://cutt.ly/nTiG1Na)
Заява має бути датована та містити підпис заявника.
Послуги щодо пошуку архівної інформації, виготовлення архівних довідок, копій тощо надаються Архівом на платній основі (крім, надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, а також надання архівних довідок судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю та юридичним і фізичним особам, які передали на зберігання до Архіву свої документи).
З переліком платних послуг та їх вартістю можна ознайомитись тут (https://cutt.ly/yYQ6LYj)
З метою економії вашого часу та коштів, а також уникнення непорозумінь при наданні платних послуг РЕКОМЕНДУЄМО спочатку точно з’ясувати в органах, куди плануєте подавати отриману в архіві інформацію, які саме документи цим органам необхідні і достатні (наприклад, лише архівна довідка, або архівна довідка та архівна копія запису про народження з книги реєстрації актів цивільного стану, або архівна довідка з апостилем).
До уваги: проставляння апостилю не є повноваженнями Державного архіву Одеської області і здійснюється окремо замовником через Державну архівну службу України (Укрдержархів).
Контактний телефон для узгодження прийому документів посадовими особами Укрдержархіву в громадській приймальні Укрдержархіву з питань розгляду та засвідчення архівних документів в Державній архівній службі України для подальшого їх подання на АПОСТИЛЬ в Департамент консульської служби МЗС України (044) 273-30-54.
Бланки запитів
Нижче наведено зразки бланків заяв:
а) для завантаження, роздруку, заповнення власноруч та подання на особистому прийомі, надсилання звичайною поштою або сканування (копіювання) заповненого бланку та надсилання його електронною поштою (файли у форматах: .jpg, .pdf, .rtf)
б) для завантаження файлу, заповнення позицій бланку в текстовому редакторі (МS Office, Word Pad тощо) та надсилання файла з внесеною інформацією електронною поштою (для цього потрібно завантажити файл у форматі .rtf)
| ЗАПИТ НА ВИТРЕБУВАННЯ АРХІВНОГО АКТОВОГО (МЕТРИЧНОГО) ЗАПИСУ  Завантажити: формат.pdf формат.rtf | ЗАПИТ НА ВИТРЕБУВАННЯ АРХІВНИХ ПРАВОУСТАНОВЧИХ (МАЙНОВИХ) ДОКУМЕНТІВ Завантажити: формат.pdf формат.rtf |
| ЗАПИТ НА ВИТРЕБУВАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ ПРО ПІДТВЕРДЖЕННЯ ФАКТУ ПРОЖИВАННЯ B ПЕРІОД ТИМЧАСОВОЇ ОКУПАЦІЇ 1941 – 1944 рр.  Завантажити: формат.pdf формат.rtf | ЗАПИТ НА ВИТРЕБУВАННЯ АРХІВНОЇ КОПІЇ АРКУШУ З ЖУРНАЛУ ПЛАНОВО-ЕКОНОМІЧНОГО ВІДДІЛУ ЧОРНОМОРСЬКОГО МОРСЬКОГО ПАРОПЛАВСТВА «ПРО РОБОТУ СУДЕН ФЛОТУ» Завантажити: формат.pdf формат.rtf |
| ЗАПИТ НА ВИТРЕБУВАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ ПРО ТРУДОВИЙ СТАЖ  Завантажити: формат.pdf формат.rtf | |
