Державний архів Одеської області у своїй діяльності використовує систему електронного документообігу АСКОД та підключений до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади.

Відповідно до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 обмін електронними документами установ, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ), здійснюється виключно через зазначену систему. При цьому, електронні документи, що надходять на адресу електронної пошти установи без/з кваліфікованого (кваліфікованим) електронного (електронним) підпису (підписом) або удосконаленого (удосконаленим) електронного (електронним) підпису (підписом), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої (кваліфікованою) електронної (електронною) печатки (печаткою) або удосконаленої (удосконаленою) електронної (електронною) печатки (печаткою), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, від будь-яких кореспондентів, реєстрації та подальшому розгляду не підлягають. Електронний документ, крім факсограми, може бути допущений до реєстрації, якщо це визначено інструкцією з діловодства установи. Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.

З урахуванням цих вимог, Інструкцією з діловодства в Державному архіві Одеської області, затвердженою наказом Державного архіву Одеської області від 10 грудня 2025 р. № 88, визначено, що електронні документи, що надходять на адресу електронної пошти Держархіву (archive@od.gov.ua) без/з кваліфікованого (кваліфікованим) електронного (електронним) підпису (підписом) або удосконаленого  (удосконаленим) електронного (електронним) підпису (підписом), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої (кваліфікованою) електронної (електронною) печатки (печаткою) або удосконаленої (удосконаленою) електронної (електронною) печатки (печаткою), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, правоохоронних органів, інших кореспондентів (учасників СЕВ ОВВ), реєстрації в СЕД та подальшому розгляду не підлягають.

Електронні документи, що надходять на адресу електронної пошти Держархіву від інших установ, підприємств чи організацій (що не є учасниками СЕВ ОВВ), з кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, можуть бути допущені до реєстрації відповідно до вимог цієї Інструкції, у разі підтвердження підпису в установленому порядку.

Таким чином, документи, від учасників СЕВ ОВВ приймаються виключно у разі їх надсилання через систему. В іншому випадку вони не підлягають реєстрацій та подальшому розгляду.