Інформація про проведену роботу Державного архіву у 2021 році та заплановані заходи на 2022 рік

Інформація Державного архіву Одеської області про підсумки діяльності Державного архіву, архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад Одеської області у 2021 році та заплановані заходи на 2022 рік.

Діяльність Державного архіву Одеської області та інших архівних установ Одеської області у 2021 році здійснювалася на виконання завдань, передбачених Планом розвитку архівної справи в області на 2021 рік та відповідно до указів Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень Одеської обласної державної адміністрації, наказів Державної архівної служби України, наказів та доручень директора Державного архіву Одеської області.

Пріоритетними напрямками діяльності Державного архіву та архівних установ Одеської області на 2021 рік було визначено:

• цифровізація процесів у сфері архівної справи та діловодства;
• забезпечення збереження та примноження в Одеській області документів Національного архівного фонду як складової культурної спадщини Українського народу;
• здійснення заходів, спрямованих на зміцнення матеріальної бази архівних установ області, посилення стану збереженості архівних документів.

На виконання завдань і заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020-2024 роки, у цілому по області перевірено 56 тис. 32 справи (заплановано на рік 48 тис. 159 справ, виконання 116%). У Державному архіві перевірено наявність 41 тис. 202 од. зб. (на паперовій основі, в тому числі 3 справи з унікальними документами).

Архівними відділами РДА та міських рад проведено перевірку наявності та фізичного стану управлінської документації – 14 тис. 830 од. зб.

За обласною комплексною програмою «Культура Одещини – 2020-2022 роки», затвердженою рішенням Одеської обласної ради від 20.12.2019
№ 1166-VII (зі змінами) на розвиток та популяризацію архівної справи на 2021 рік передбачалися кошти у сумі 1 939,5 тис. грн.

Упродовж 2021 року розширено спектр електронних послуг (безкоштовних і платних) в галузі архівної справи у відповідності до інтересів та потреб громадян.

Здійснювалися заходи, спрямовані на оцифровування документів, надання громадянам електронних послуг, полегшення доступу користувачів до документів та довідкового апарату в електронному вигляді. Цифровізація активізувалася після збільшення штату Держархіву введенням сектору інформатизації та оцифрування документів, придбання двох сканерів за рахунок коштів спеціального фонду.

Так, протягом 2021 року створено фонд користування у вигляді цифрових копій на 1 910 од. зб. – це 78 677 кадрів управлінської документації.

У 2021 році Державний архів надавав наступні електронні послуги: опрацювання запитів, які надійшли електронною поштою від юридичних та фізичних осіб, шляхом надання архівних довідок, архівних витягів на вказані запити або надання рекомендацій про місцезнаходження затребуваних документів у разі їх відсутності в архіві;

За  2021 рік в архіві було прийнято електронною поштою 2200 запитів на отримання архівної інформації. В тому числі від користувачів надійшло 215 замовлень щодо надання їм цифрових копій документів, які виконано у повному обсязі.

На веб-сайті Державного архіву у рубриці «Електронний архів» продовжено публікацію 239 описів справ постійного зберігання колишнього архіву  КПУ, загальний абетковий список репресованих, з якого через гіперпосилання користувач може перейти до  справ репресованих фонду Р-8065, оп. 2.

Станом на 01.01.2022 року до рубрики «Електронний архів» завантажено цифровані описи справ дорадянського періоду (описи 558 фондів) та описи справ радянського періоду (описів 5199 фондів), періоду незалежності (описи 120 фондів).

Крім того, у звітному періоді у рубриці «Електронний архів», створено підрубрику «Абеткова картотека християн, народжених в Одесі», у якій розпочато публікацію оцифрованої картотеки, розміщено 25 359 карток за 1898, 1902 роки. Продовжуються розміщатись алфавітні книги Одеського рабинату.

У підрубриці «Науково-довідковий апарат» організовано роботу щодо оновлення відомостей про кількість описів, оглядів фондів, історичних довідок, каталогів, покажчиків. Також представлено переліки назв оглядів фондів, історичних довідок, міжфондових покажчиків, комп’ютерних баз даних.

Для зручності користувачів у читальних залах Державного архіву в електронному вигляді видаються описи справ постійного зберігання та документи.

У 2021 році, як і раніше, тривала робота з виявлення та популяризації архівних документів. З метою полегшення доступу користувачів протягом 2021 року на веб-сайті Державного архіву опубліковано 21 он-лайн виставка, оприлюднені 1161 документ.

На веб-сайті Державного архіву постійно оновлюються рубрики «Новини» та «Анонси», де висвітлюються найважливіші заходи суспільно-громадського значення, що організовуються у Державному архіві та архівними установами області.

З метою покращення стану забезпечення збереженості документів архівними установами Одеської області закартоновано 10 тис. 164 од. зб. Найбільшу кількість справ закартоновано Державним архівом (4 тис. 111 од. зб. та перекартоновано 5 тис. 905 од. зб.), Архівними відділами Подільської РДА (5 тис. 165 од. зб.) та Одеської міськради (888 од. зб.).

Організована робота щодо вчасного внесення в облікові форми 2635 одиниць інформації про зміни, що відбувались у складі та обсязі фондів.

Продовжувалася розробка архівними установами області науково-довідкового апарату до документів.

Підвищено якість формування Національного архівного фонду України, забезпечено повноту документації та її різновиди.

У 2021 році до Державного архіву надійшло 66 описів (нових 30 описів), з них 47 на управлінську документацію, 2 на документи з кадрових питань (особового складу) та 17 на документи особового походження.

Продовжувалася робота з комплектування архівних установ документами Національного архівного фонду.

Усього протягом звітного періоду архівні установи Одеської області прийняли на державне зберігання 29 тис. 715 од. зб. управлінської документації (з них 8 441 од. зб. прийнято Державним архівом, 19 тис. 182 од. зб. – архівними відділами РДА, 2092 од. зб. – архівними відділами міськрад).

Досить активною була робота експертно-перевірної комісії Державного архіву.  За звітний період проведено 11 засідань, на яких схвалено описів на управлінську документацію в кількості 32 тис. 408 од. зб.; погоджено описів справ з особового складу на 25 тис. 057 од. зб., 74 одиниці обліку фотодокументів; 98 номенклатур справ, 20 інструкцій з діловодства; 38 положень про ЕК, 3 положення про архівні підрозділи. Показники з даних видів робіт, як і у попередні роки знаходяться на високому рівні.

У звітний період організовано  проведення 14 семінарів «Організація роботи архівних установ в умовах децентралізації», «Діяльність новостворених архівних відділів: нормативна база та основні принципи роботи», «Реформування районних архівних відділів та упорядкування документів структурними підрозділами районної державної адміністрації»  та інші із підвищення кваліфікації та обміну досвідом для працівників архівних відділів РДА та міськрад області.

Державним архівом за звітний період проведено 8 комплексних, 8 тематичних та 3 контрольні перевірки.

Архівні відділи РДА та міськрад області провели 6 комплексних, 12 тематичних та 14 контрольних перевірок стану роботи архівних підрозділів установ підконтрольної мережі.

З метою підвищення фахового рівня працівників, які працюють з документами на підприємствах, в установах та організаціях, Державний архів у звітний період провів 5 Zoom-конференцію з територіальними відділами державної реєстрації актів цивільного стану Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса) з обговорення питань формування та оформлення справ, складення описів, алфавітів, географічних покажчиків до описів та передачі на державне зберігання документів Національного архівного фонду, у яких взяли участь 700 слухачів.

У звітний період в читальних залах Державного архіву працювало 1575 користувачів. Дослідники відвідали читальні зали 2455 разів. Загальна кількість справ, виданих користувачам, становила 2882 од. зб.

 Удосконалено роботу із запитами й зверненнями громадян та системи контролю за їх виконанням.

Протягом звітного періоду  до Державного архіву надійшло 3995 запитів на отримання архівної інформації, у тому числі соціально-правових – 1407, тематичних – 162, біографічних – 1926, майнових – 107, генеалогічних – 87 та 306 непрофільних.

Архівними відділами РДА та міськрад протягом звітного періоду виконано всього 7 958 запитів, з них: соціально-правових – 6 499, тематичних – 212, майнових – 1 247.

Протягом звітного періоду  в Державному архіві на особистому прийомі було прийнято 15 запитів з соціально-правових питань.

Державним архівом виконано більше 700 запитів від іноземних громадян. Протягом звітного періоду Державним архівом надано більше 25 тисячконсультацій та роз’яснень з питань оформлення та подання запитів.

З метою поліпшення організації роботи із зверненнями громадян на веб-сайті Державного архіву оновлено списки ліквідованих підприємств, документи яких знаходяться в Державному архіві, архівних відділах та трудових архівах.

Реалізовано угоду про міжнародне співробітництво у науково-видавничій галузі та діджиталізації архівних документів з Інститутом національної пам’яті Польщі. Здійснювалися заходи, спрямовані на оцифровування документів, оцифровано 500 справ репресованих (10000 кадрів). Проведено телеміст, видано книгу та проведено виставки.

Відповідно до пункту 8 розділу ІІ «Прикінцеві положення» Закону України від 13 квітня 2020 року № 553-ІХ «Про внесення змін до Закону України «Про Державний бюджет України на 2020 рік», пункту 13 Порядку призначення на посади державної служби на період дії карантину, установленого з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 22 квітня 2020 року № 290, з метою забезпечення безперебійного функціонування, виконання планових завдань у січні 2021 року проведено процедуру добору на вакантні посади державної служби категорії «Б» і «В».

Відповідно до розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України від 23 лютого 2021 року № 1285-IX «Про внесення змін до деяких законів України щодо відновлення проведення конкурсів на зайняття посад державної служби та інших питань державної служби» та згідно зі ст. 59 Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 року № 246 у квітні, травні, червні організовано та проведено 3 конкурси на зайняття посад державної служби категорії «Б» і «В».

Перед призначенням на посади категорії «Б» організовано та проведено спеціальну перевірку кандидатів.

Всі державні службовці підвищили рівень професійної компетенції, пройшли он-лайн  курси «Цифрова грамотність для державних службовців» і он-лайн тестування «Цифрограм 2.0», «Цифрограм для держслужбовців» та отримали відповідні сертифікати.

Проведено 10 методичних занять щодо вивчення антикорупційного законодавства.

100 відсотків працівників Держархіву вакциновано.

Державним архівом та архівними установами Одеської області в 2021 році проводили роботи зі збереження документального надбання Одещини, поповнення Національного архівного фонду та розширення доступу до архівної інформації.

Діяльність Державного архіву та архівних установ Одеської області у 2022 році буде здійснюватися на виконання завдань, передбачених Планом розвитку архівної справи в області на 2022 рік та відповідно до указів Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень Одеської обласної державної адміністрації, наказів Державної архівної служби України, наказів та доручень директора Державного архіву Одеської області, досягнення стратегічних цілей:

Виконання завдань і заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020-2024 роки.

Здійснення  заходів, спрямованих на оцифровування документів, надання громадянам електронних послуг, полегшення доступу користувачів до документів та довідкового апарату в електронному вигляді.

Посилення контролю за станом архівної справи та діловодства на підприємствах, в установах і організаціях та організацією роботи архівних установ області.

Приведення списків джерел формування НАФ, списків юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, у діяльності яких не утворюються документи НАФ у відповідність до постанови Кабінету Міністрів України від 08 вересня 2021 р. № 943 «Про внесення змін до порядків, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004

Проведення підвищення кваліфікації із джерелами формування НАФ з питань діловодства та архівної справи.

Проведення роботи з виявлення юридичних осіб – джерел формування НАФ, у діяльності яких створюються електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з електронним підписом та з електронним цифровим підписом, вивчення складу цих документів та аналіз систем електронного документообігу, впроваджених в юридичних особах – джерелах формування НАФ.